Výhody systému DAWINCI ako prostriedku pre evidenciu a prezentáciu publikačnej činnosti

Mgr. Ján Grman

Abstrakt
Úlohy univerzitnej knižnice sa v posledných rokoch mierne menia a rozširujú. Knižnica nie je len zdrojom informácií pre študentov a pracovníkov. Nezabezpečuje už "len" evidenciu a požičiavanie literatúry. Knižnica sa stáva aj dôležitým nástrojom prezentácie univerzity. Nejde však už len o prezentáciu pre zvýšenie návštevnosti, rozširovanie služieb a podobne. V poslednej dobe ide aj o prezentáciu výsledkov školy na poli výskumu a vedy.

1. Úvod
V súčasnosti sme svedkami dynamických zmien vo všetkých oblastiach nášho života. Tieto zmeny sa samozrejme týkajú aj vysokého školstva. Mierne sa zmenilo financovanie škôl a je postavené na viacerých pilieroch. Prideľovanie financií podľa počtu študentov prinútilo školu viac bojovať o študenta. Zvýšenie dôrazu na výsledky vo vedeckej práci, sledovanie jej parametrov a následne prideľovanie financií prinútilo školy nie len zvýšiť úsilie a zmeny vnútorných pravidiel oceňovania aktivity pracovníkov, ale druhotným účinkom je aj tlak na dôslednú a presnú evidenciu tejto dôležitej činnosti. Univerzitná knižnica v tomto procese hrá významnú úlohu. Základným poslaním knižnice bolo, je a aj zostane správa informačných údajov, fondov a procesných dejov (akvizícia, evidencia, štatistika a poskytovanie dokumentov). Tieto funkcie musí pokrývať každá knižnica a aj informačný systém ktorý používa. Ďalšou činnosťou je už naznačená evidencia publikačnej činnosti. Aktuálne už však nejde len o evidenciu pre vnútornú potrebu školy. V súčasnosti ide v tejto oblasti doslova o peniaze a prežitie. Prebiehali a prebiehajú rôzne akreditačné programy, vznikli rôzne kontrolné mechanizmy a hodnotiace komisie. Okrem Ministerstva školstva vznikli aj viaceré nezávislé agentúry. Knižnica už teda nepôsobí len ako zdroj informácií pre študentov a pracovníkov. Jej systém už nie je len bránou k fondom. Záznamy vznikajúce na pôde knižnice sa stávajú dôležitým nástrojom kontroly, porovnávania a štatistiky. Doslova možno povedať že tieto údaje sú už skoro rovnako dôležité ako evidencia ekonomických procesov. Rovnako ako v prípade ekonomického oddelenia tu už v konečnom dôsledku ide tiež o financie.

2. Automatizácia
Čo teda prináša automatizácia procesov univerzitnej knižnice pre zriaďovateľa, študenta, učiteľa a najmä pracovníka knižnice? Ide o mnoho efektov smerujúcich tak do vnútra ako aj smerom navonok. Ak hovoríme konkrétne o automatizovanom knižnično-informačnom systéme DAWINCI, môžeme zvýrazniť tieto dôsledky pre jednotlivé skupiny užívateľov. Pracovník knižnice získava systém, ktorý mu umožňuje automatizovať drvivú väčšinu jeho bežných činností. Pracuje v pojmoch ktoré pozná, používa formáty a normy ktoré sú v tejto oblasti používané a akceptované. V pracovníkoch dodávateľa získava ochotných pomocníkov v technických otázkach. Teda povedať, že vďaka kontaktom dodávateľa s viacerými knižnicami a ich pracovníkmi, a tým získanému "know-how", často i v otázkach odborných - knihovníckych (minimálne v rovine inšpirácie - "ako to robia inde"). IT oddelenie získava viac času na riešenie iných, dôležitejších úloh. Technická podpora zákazníka je hlavnou prioritou a nosnou ideou systému DAWINCI. Samozrejmosťou je automatizovaná dodávka nových verzií, poradenstvo v oblasti periférií, riešenie problémov úplne, či čiastočne súvisiacich s knižnicou a jej procesmi. Dôležitá je tiež možnosť prepojenia systému na iné systémy, či dáta. Študent získava vďaka prepracovanému výpožičnému protokolu možnosť používať elektronické žiadanky na tituly, rezervácie a informácie o stave účtu. Má možnosť jednoducho prehľadávať fondy a efektívne rešeršovať. Vďaka mnohovrstvovému systému nastavení je možné definovať rôzne úrovne poplatkov pre jednotlivé fondy a skupiny užívateľov s ohľadom na typ dokumentu, či sociálno-ekonomický status užívateľa a podobne. Je možné efektívne automatizovať študovne prezenčných výpožičiek. Vďaka organizačnému vrstveniu, je možné expandovať výpožičný protokol až na úroveň katedier, detašovaných pracovísk. Systém je možné ľahko šíriť, a tak ho používať prakticky z ľubovoľného PC na svete. Pracovník získava to isté ako študent a navyše je možné systém použiť na automatizovaný zber informácií pre evidenciu publikačnej činnosti. Systém ponúka možnosť získavať informácie o publikovaných článkoch, príspevkoch, konferenciách a akciách s ohľadom na jednotlivé kódy normované kódy publikačnej činnosti. Samozrejmosťou je evidencia a prezentácia ohlasov. Všetky informácie je možné zobrazovať, tlačiť, či posielať ako prílohu elektronickej pošty ako výsledok užívateľsky definovaných, zvyčajne zákazníkovi na mieru šitých zostáv. A čo získa zriaďovateľ? Okrem všetkých už uvedených výhod získava stabilného partnera a technicky vyspelý tuzemský produkt za prijateľnú cenu a pri bezkonkurenčnej úrovni podpory. Systém zároveň pomáha knižnici napĺňať a realizovať dynamicky sa meniace požiadavky na výstupy informácií smerom von pre potreby kontroly. Príkladom môže byť napríklad aktuálna smernica pre štatistické spracovanie evidencie publikačnej za roky 2004 a 2005

Čo teda systém DAWINCI ponúka? V prvom rade automatizáciu hlavných procesov v knižnici. Teda všetky činnosti súvisiace s objednávaním, nákupom, evidenciou, revíziou a vyraďovaním fondu. Špeciálne v oblasti vysokého školstva aj evidenciu publikačnej činnosti, diplomových a kvalifikačných prác, elektronických dokumentov a ďalších dôležitých informačných prameňov. Okrem základnej evidencie záznamov s možnosťou generovať výstupy a vyhľadávať, sa čoraz viac začína klásť dôraz aj na sofistikované štatistiky (prehľady pre osobu, pracovisko, fakultu, atď.), evidenciu plných textov dokumentov za účelom:

Zaujímavou úlohou je aj evidencia plných textov bakalárskych, diplomových a kvalifikačných prác s podobnými možnosťami ako pre EPC, prípadne spracovanie zaujímavých informačných zdrojov. Výsledkom snaženia je tvorba informačnej bázy s dôrazom na istú tému. Informačný zdroj odborný pracovník nájde, popíše, ohodnotí relevanciu a vecne spracuje. Používateľ očakáva, že relevantné informácie dostane z jedného zdroja, a tým zdrojom môže byť vyhľadávací nástroj knižničného systému. V tejto oblasti ponúka systém DAWINCI možnosť vytvárať katalogizačné záznamy k elektronickým dokumentom a zdrojom, ukladať elektronické dokumenty na FTP/file serveroch pre rôzne stupne použitia (indexácia, archivácia, lokálne zverejnenie, globálne zverejnenie, poskytovanie za úhradu a ich kombinácie) a zabezpečiť indexovanie a fulltextové prehľadávanie uložených dokumentov s väzbou na katalogizačné záznamy Dôsledkom zastrešenia klasických a elektronických dokumentov pod AKIS je možnosť vytvorenia jednotnej brány pre vyhľadávanie informácií. Používateľ dostáva možnosť prehľadávať informácie o klasických informačných prameňoch (fondoch knižnice) a zároveň aj elektronických. Linkovanie informácie je obojstranné. Vyhľadaním plného textu je možné získať bibliografickú informáciu, resp. informáciu o dostupnosti dokumentu a naopak prehľadávaním bibliografických metadát (podľa tematického, predmetového, žánrového, či inak katalogizačne spracovaného hľadiska) je možné získať plný text (resp. linku na originál, resp. inú informáciu o dostupnosti plného textu). Pri plnotextovom indexovaní je možné vyhľadávať v celej škále elektronických formátov (súbory MS Office, HTML, PDF, TXT, XML, ...), a toto hľadanie realizovať rýchlo vo veľkom objeme dát. Tento nástroj sa v systéme označuje ako Fulltext & storage server. Potreba spolupráce knižníc je nevyhnutnosťou. Z tohoto dôvodu systém DAWINCI disponuje protokolom Z39.50.

3. Záver
Prečo teda investovať do AKIS a do systému DAWINCI? Pretože ide o vyspelý, tuzemský produkt, ktorý reaguje na potreby našich informačných pracovísk. Jednoznačne ústretový prístup dodávateľa v každej fáze používania systému v spojení s možnosťou diaľkovej správy systém predurčujú na ďalší rast. Systém je možné zakúpiť, alebo prenajať formou outsourceingu.

4. Informačné zdroje o systéme:

[1] GRMAN J.: AKIS DAWINCI - aktívna súčasť akademického informačného systému. In: Zborník konferencie UNINFOS 2005 v Banskej Bystrici.
[2] GRMAN J.: Úlohy moderného knižnično-informačného systému vo vysokoškolskom prostredí. In: Zborník konferencie UNINFOS 2004 v Bratislave.
[3] GRMAN J.: AKIS DAWINCI - dostupné riešenie automatizácie knižníc. In: ITLib - Informačné technológie a knižnice, 2004, č. 4, s. 58.
[4] GRMAN J., ŠPÁNI P.: Možnosti knižničného informačného systému a jeho miesto v procese dištančného vzdelávania a e-vzdelávania. In: Zborník konferencie UNINFOS 2003 v Nitre.
[5] www.dawinci.sk - popis produktu, www.svop.sk - SVOP s r.o. - predaj produktu

verzia pre tlač ikonka tlačiarne | späť na začiatok ^